EFS Podcast
Der Podcast von EFS Consulting liefert neue Perspektiven, Wissensimpulse und Einblicke zu aktuellen Themen und Fragestellungen der Business-Welt. Wie etwa aus dem Bereich Automotive, Mobilität, IT, Agilität, digitale Transformation und Unternehmenskultur. Dabei werden nicht nur die Themen beleuchtet, sondern auch die EFS Expert:innen, die dahinter stehen. Sie erzählen von ihrem Werdegang, dem Consulting-Alltag und ihrer persönlichen Motivation. Lernen Sie EFS #realpeople und das #realbusiness kennen – was sie bewegt und was sie bewegen.
EFS Podcast
Season 4 - #2 Strategischer Einkauf: Indirekte Kosten optimieren & Lieferanten besser steuern
Michael Strohschneider, Associate Partner bei EFS Consulting, spricht mit Host Ralph Zlabinger über die Bedeutung des strategischen Einkaufs und warum gerade jetzt ein gezielter Blick auf indirekte Kosten für Unternehmen entscheidend sein kann.
Er gibt Einblicke aus über 20 Jahren Erfahrung in Vertrieb und Beratung und zeigt auf, wie Unternehmen indirekte Kosten erkennen, analysieren und optimieren können: von der Transparenz hinsichtlich der Bedarfe bis hin zur Bündelung von Prozessen und der klugen Steuerung von Lieferantenbeziehungen.
Gemeinsam beleuchten sie im Gespräch, warum strategische Lieferantenpartnerschaften besonders in Zeiten der Marktunsicherheit wichtig sind, welche Hebel Unternehmen nutzen können, um Kostenpotenziale zu heben und wie eine strukturierte Vorgehensweise langfristig Stabilität und Wettbewerbsfähigkeit schafft.
Besonders spannend: Indirekte Kosten werden oft übersehen, bieten aber gerade dort große Optimierungsmöglichkeiten – schon kleine Anpassungen in Prozessen oder Bündelung von Volumen können die Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten deutlich stärken.
Warum es sich lohnt, indirekte Kosten als Chance zu betrachten und wie Unternehmen durch klare Strukturen und strategische Partnerschaften profitieren – jetzt reinhören!
Vertiefende Einblicke und Insights von Michael Strohschneider zum Thema:
Kostenoptimierung: indirect & direct spend- EFS Consulting
Gemeinkosten: einfach erklärt - EFS Consulting
Zero-Based Budgeting (ZBB) - EFS Consulting
Modularisierung & Plattform Optimierung - EFS Consulting
Gast:
Michael Strohschneider | LinkedIn
Host:
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Die Zeit ist vorbei, dass man langfristige Verträge mit dem gleichen stabilen Einkaufspreis abschließen kann. Sagt Michael Strohschneider, Associate Partner bei EFS Consulting und Experte im Gebiet Handel, Konsumgüter und Kostenoptimierung. Er ist heute zu Gast im EFS Podcast um genau darüber mit mir zu sprechen. Ich bin euer Host Ralph Zlabinger und ich wünsche viel Vergnügen mit der folgenden Episode.
00;00;29;19 - 00;00;49;07
Hallo Michael, es freut mich sehr, dass du heute deinen Weg zu uns gefunden hast. Es ist glaube ich dein erstes Mal beim EFS Podcast. Das ist richtig Ralph. Freut mich auch hier zu sein. Ja, gerne, gerne. Du bist ja ein großer Experte zum Thema Kosten, aber bevor wir da in dieses Thema einsteigen, wollte ich dich mal fragen: Wie bist du heute hergekommen und wie geht es dir?
00;00;49;09 - 00;01;07;18
Mir geht's gut. Vielen lieben Dank. Bin natürlich mit der U-Bahn hergekommen. Also wenn man eine Jahreskarte hat und Kostenspezialist ist, wird einem aufgefallen sein, dass dann das Fahren quasi gratis ist, wenn man häufig genug unterwegs ist. Ihr merkt schon, es geht heute ums Thema Kosten und Kostenoptimierung. Der Michael ist da sehr nah dran an diesem Thema.
00;01;07;21 - 00;01;31;26
Vielleicht kann er uns mal ein bisschen erzählen, wie er dazu gekommen ist und warum ihn das Thema so fasziniert. Also abgesehen vom U-Bahn Fahren habe ich schon zum ersten Job meiner Karriere mit Kostenbewusstsein ganz viel zu tun gehabt. Damals im Discounter gestartet, wo man jeden Euro dreimal umdrehen lernt, bevor man ihn letztgültig ausgibt. Und bin dann in den Einkauf gewechselt bei eben dem Discountunternehmen für verschiedenste Warengruppen.
00;01;31;26 - 00;02;03;13
Und da geht es natürlich auch bei entsprechender Stückzahl um den letzten Cent, um die schönste Marge rauszuholen. Und dabei war ich im direkten Wareneinkauf unterwegs und eben auch im indirekten und bin dann vor circa 15 Jahren, nachdem ich acht Jahre in der Linie gearbeitet habe, in die Beratung gewechselt und habe mich da auf den Themenkreis indirekte Kosten, sprich Gemeinkosten spezialisiert, weil ich daran Gefallen gefunden habe, dass man es eigentlich industrieübergreifend sehr gut verwenden kann.
00;02;03;15 - 00;02;39;26
Und demnach es ein sehr breites Anwendungsspektrum bietet. Ja, bin dabei geblieben und Vorteil an den indirekten Kosten: Oftmals wird der Bereich noch stiefmütterlich behandelt in den Unternehmen. Demnach kann man große Optimierungen herbeiführen. Dann wissen das jetzt vielleicht Kenner, aber die meisten von uns, inklusive mir, hätten da natürlich ein paar Fragen dazu. Zunächst mal: Was sind eigentlich indirekte Kosten und was sind dann im Gegensatz dazu wahrscheinlich direkte Kosten? Also direkte Kosten sind die, die der Leistung oder dem Produkt zuzuordnen sind, das das Unternehmen vertreibt oder herstellt.
00;02;39;28 - 00;03;09;12
Und indirekte Kosten sind Gemeinkosten, die das Unternehmen benötigt, um am Laufen zu bleiben, sozusagen. Also alles was drum herum geht, um die Leistung zu erbringen. Logistik, Marketing, Strom, Miete, Wartung, Dienstleistungen etc. Also alles, was nicht dem absoluten Produkt direkt zuzurechnen ist. Und wenn man das jetzt in Relation setzt, wie viel Prozent sind die indirekten Kosten im Gegensatz zu den direkten Kosten?
00;03;09;14 - 00;03;39;05
Also je nach Industrie liegt der Kostenblock der indirekten Kosten, sprich Gemeinkosten bei circa 13 bis 14 % in der Anteiligkeit zum realisierten Außenumsatz des Unternehmens. Das ist über die 45 Projekte, die wir in dem Bereich gemacht haben ein guter Gradmesser, um da eine Outside-in-Analyse sich mal zu überlegen und sich einen Überblick zu verschaffen. Das heißt aber eigentlich, dass ja der viel größere Kostenblock die direkten Kosten sind
00;03;39;09 - 00;04;05;08
und heißt das nicht, dass dort eigentlich mehr zu holen wäre? Es ist prinzipiell richtig, dass der größere Kostenblock bei den direkten Kosten liegt. Das ist absolut so. Optimierungsseitig ist aber in den indirekten Kosten meistens mehr zu holen, weil da der Fokus nicht so direkt drauf liegt. Also auf die Handelsware, auf die hergestellten Güter. Da gibt es spezialisierte Abteilungen, die sich im Regelfall den ganzen Tag damit beschäftigen, das zu optimieren.
00;04;05;10 - 00;04;46;10
Oftmals sind indirekte Kosten/Gemeinkosten liegen auch von den Bedarfsträgern her in den Abteilungen. Teilweise ist es ohne Einkaufsintegration gekauft, das sogenanntes Maverick-Buying. Es gibt oftmals keine zentral verhandelten Jahresverträge, wo man die Mengen gebündelt einkauft, sondern es sind oft viele ad hoc Anfragen, die dann im indirekten Bereich auch unterschiedliche Preise haben pro Bestellung. Und wenn man sich den Bereich dann im Sinne von Konsolidierungsmöglichkeiten, Bündelungsmöglichkeiten und strukturellen Optimierungen ansieht, dann kann man da recht viel bewegen.
00;04;46;12 - 00;05;09;05
Das sind ja jetzt recht unterschiedliche Kostenblöcke, die du genannt hast, zum Beispiel Marketing oder Logistik, die ja wahrscheinlich wirklich anders funktionieren. Vielleicht kannst du das mal ein bisschen vergleichen Wie setzen sich diese Kostenblöcke zusammen und wie ist das Potenzial von beiden? Also wenn ich den klassischen Händler nehme, ist im Regelfall in den Top drei Bedarfssegmenten von den Kosten her Logistik und Marketing Dienstleistungen zu finden.
00;05;09;07 - 00;05;45;03
Wenn ich jetzt beide Bereiche mal vergleiche, ist Logistik normalerweise der Bereich, wo unser Track Record bei 3 bis 6 % an Optimierungen liegt. Im Marketing liegt der deutlich über 12 %. Woran liegt dieser Unterschied? Logistik ist ein Markt, der sehr wettbewerbsgetrieben ist, der relativ einfach als Leistung vergleichbar ist untereinander. Ich nehme Frachtraum, den hätte ich gerne gekauft, beispielsweise: Ich will 300 Mal im Jahr von Wien nach Salzburg fahren, mit einem Full Truck Load oder 10.000 Container ab Asien importieren.
00;05;45;05 - 00;06;20;11
Das ist sehr gut vergleichbar von der Leistung her. Ich kann da Kugellager oder die Shirts einladen und diese transportieren. Demnach ist das über Industrien genauso vergleichbar. Das heißt, ein sehr transparenter Markt, der sehr wettbewerbsgetrieben ist und demnach auch kostenseitig am stärksten im Fokus liegt, beim indirekten Bereich. Im Bereich Marketing ist es so, dass Leistungen nicht so leicht vergleichbar sind, wenn man an Kreativleistungen denken, an Dinge, die pro Stunde als Regiestunden-Auftrag vergeben werden.
00;06;20;13 - 00;06;45;08
Da ist es wichtig, auch zu schauen, was sind die Leistungen, die gut ausschreibbar sind? Was sind Leistungen, die man besser bei der Kreativagentur lassen sollte, die einen am besten versteht und demnach den Einkauf auf den richtigen Teilbedarf im Marketing zu lenken. Und ich kann mir vorstellen, auf der anderen Seite die Messbarkeit ist auch schwieriger. Genau, weil es nur indirekt in die P&L eingeht.
00;06;45;08 - 00;07;09;00
Was beeinflusst der positiv? Den Umsatz des Unternehmens? Also jetzt bin ich so ein Unternehmen und jetzt möchte ich ein solches Projekt durchführen und jetzt bin ich davon überzeugt, dass eben die indirekten Kosten auch mal einen Wert sind, dass wir einen Blick drauf werfen. Wie würden wir jetzt so ein Projekt angehen, wie würdest du das starten? Also im ersten Schritt ist wichtig, Transparenz zu schaffen, um zu wissen, wer kauft was bei wem zu welchem Zeitpunkt ein.
00;07;09;02 - 00;07;32;15
Also einen Datenwürfel zu erstellen, dass man auch die Transparenz hat. Wer ist der Verbraucher der Dienstleistung? Wer ist der Besteller? Das ist oftmals nicht die gleiche Person. Und wer ist der Lieferant, der die Dienstleistung erbringt? Oftmals gibt es für die gleiche Dienstleistung mehrere Lieferanten drinnen. Demnach ist es auch wichtig, als Hebel zu sehen, was kann ich bündeln?
00;07;32;17 - 00;07;58;10
Weil je mehr Volumen ich bei einem Lieferanten bündeln kann, desto wichtiger bin ich logischerweise als Kunde für diesen Lieferanten - desto höher ist meine Verhandlungsmacht. Somit erster Hebel ist immer, Transparenz zu schaffen und dann nach der Datenstrukturierung mit den Bedarfsträgern in die Diskussion zu gehen. Zu sagen: Schauen Sie, das ist der Bedarf vom vergangenen Jahr gewesen. Wie schaut Ihre Planung fürs kommende Jahr aus?
00;07;58;11 - 00;08;30;28
Punkt 1. Was ist Ihr Budget? Was sind die Maßnahmen, die Sie als Optimierungsmaßnahmen gewählt haben für das kommende Jahr? Und was sind auch die Herausforderungen, die gerade in dem Bereich vorhanden sind, die gelöst werden sollen. Und da auch einen Blick nach vorne zu schaffen und dann zu sehen, welche Optimierungsebene kann man zum aktuellen Status quo auch anwenden, um die Abteilung zum einen und zum anderen die preisliche Gestaltung zu optimieren. Und die Gestaltung wird dann auf welche Art optimiert?
00;08;30;28 - 00;09;00;23
Dann werden diese Dienstleister angerufen und es wird verhandelt mit ihnen? Kann man sich das so vorstellen oder...? Im Endeffekt wird sicher mit den Dienstleistern verhandelt. Nur das ist im Regelfall der letzte Schritt unseres Prozesses. Also wir sind ja keine Strategieberatung, gehen den Beschaffungs- und Optimierungssprozess von Anfang bis Ende mit dem Kunden durch und am Ende des Tages erhält der Kunde ein unterschriftsfertiges Angebot, das, wenn er das annimmt, auch in die Implementierung im Tagesgeschäft übergeht.
00;09;00;24 - 00;09;35;09
Somit die Schritte sind immer zuerst komplette Klarheit zu schaffen: Was möchte ich wirklich kaufen, zu welcher Menge? Und nicht auf historisch gewachsene Bedarfe und Spezifikationen zu vertrauen, das ist einmal der erste Hebel und der zweite Hebel ist dann erst am Beschaffungsmarkt den idealen Lieferanten zu finden und den idealen Lieferanten zu finden, ist nicht zwingend der billigste. Weil im ersten Schritt ist es wichtig, ganz genau zu wissen, was ich haben möchte und dann auf den Lieferantenmarkt zuzugehen, um den richtigen Lieferanten herauszufinden.
00;09;35;11 - 00;10;09;05
Und was sind jetzt dabei die die größten Learnings oder die wichtigsten Prinzipien, die du über die Zeit gelernt hast? Das größte Prinzip im Einkauf und in der Verhandlungsführung ist sicher als Erfolgsfaktor, wie planbar kann ich mich als Kunde machen und wie verbindlich ist das Ganze? Das ist im ersten Schritt mal wichtig, genau zu wissen: Wie hart ist meine Planung, wie sicher kann ich mit der an den Markt gehen um so meinen Teil am sogenannten Spot-Markt, den ich beschaffen muss, zu minimieren.
00;10;09;07 - 00;10;51;22
Das ist der erste Hebel und der zweite Hebel ist auch immer strategisch am Markt sich entsprechend als Partner zu positionieren. Wir leben ja aktuell in einer Zeit der Konsolidierung auch am Lieferantenmarkt. Wir sind mitten in der Rezession. Das sind solche strategischen Partnerschaften auch immer wichtig und die sind auch wichtig und ein Faktor ist, dass man langfristig auch miteinander gut geschäftlich zusammenarbeiten kann, dass man ausreichend Transparenz über Leistungserbringung, Kosten hat, dass jeweils für jeden der Partner etwas übrig bleibt, aber man auch nicht zu viel bezahlt und vielleicht auf der anderen Seite die Konkurrenzfähigkeit am Markt verliert.
00;10;51;24 - 00;11;17;25
Da es ja ums Thema Kosten geht, könnte ich mir vorstellen, dass das auch durchaus Widerstände erzeugt in den Unternehmen. Wie gehst du damit um? Also unter der Prämisse, dass das natürlich so der Fall ist. Natürlich gibt es Widerstände, insbesondere wenn man historisch gewachsene Strukturen aufbricht, hinterfragt, Prozesse hinterfragt, Spezifikationen hinterfragt und diese nicht so umfangreich gestaltet, wie sie vielleicht in historischer Form vorliegen.
00;11;17;27 - 00;11;55;24
Auf der anderen Seite ist es natürlich auch das Thema: Muss ich in einen Lieferantenwechselprozess gehen? Muss ich mich an meinen neuen Lieferanten dann gewöhnen, den in meine Geschäftsabläufe integrieren? Da kann ich mal zwei Dinge sagen: Zum einen schließen wir zu einem sehr hohen Grad auch wieder mit dem Bestandslieferanten ab, nur zu ganz anderen Konditionen, weil durch den Ausschreibungsprozess einfach ein Grundrauschen am Markt und ein Druck sich aufbaut, der dann Bestandslieferanten dann auch bewegt, stärker noch mal nachzukalkulieren und zu attraktiveren Preisen anzubieten.
00;11;55;27 - 00;12;22;16
Das heißt, durch den Prozess wird sichergestellt, dass wir mit jedem Lieferanten, auch mit dem Bestandslieferanten, konkurrenzfähig weiterarbeiten können. Das ist das eine. Und das zweite positive an der Sache ist Es handelt sich immer noch um externe Kosten und Kosten, die wir an Zulieferer bezahlen. Und wir sind noch nicht dabei, unsere internen Strukturkosten massiv anzupassen, was der deutlich schmerzlicher Bereich ist.
00;12;22;19 - 00;12;43;23
Wir sind aktuell in einer Rezession, du hast es auch schon mal kurz erwähnt bzw. in einer eher schwierigen Marktlage, wo Sparen ein großes Thema ist. Was jetzt für den Bereich spricht den du da bedienst aber auf der anderen Seite natürlich die Bedarfe sinken, was ja auch bedeutet, dass eigentlich weniger eingekauft wird. Wie wirkt sich das jetzt auf diesen Ansatz und den Gesamtmarkt sozusagen der Kostenoptimierung aus?
00;12;43;25 - 00;13;11;04
Also grundsätzlich sinken die Bedarfe, weil auch viele Unternehmen mit Europas Budgeting Ansätzen aktuell sehr kurzfristig auch ihre Bedarfe streichen und demnach aus dem Markt herausgehen. Auf der anderen Seite gibt es eine Lieferantenkonsolidierung am Markt, wo eben doch einige jetzt aus dem Anbieterfeld ausgeschieden sind. Was aber das Thema ist, wenn man sagt: Wir sind in der Rezession, wir haben sinkende Bedarfe.
00;13;11;04 - 00;13;44;29
Ich halte jetzt zwingend an meinem Bestandspreis fest und schreibe nicht aus oder geh nicht an den Markt. Ist jetzt auch nicht unbedingt die richtige Vorangehensweise, weil gerade jetzt in dieser Phase versuchen die verbleibenden Dienstleister, die Aufträge zu sichern, die Volumina zu sichern und sich langfristig optimiert auszulasten. Demnach ist jetzt ein guter Zeitpunkt, an den Markt heranzutreten und Optimierungsmaßnahmen anzustoßen. Also die die Krise sozusagen nutzen.
00;13;45;01 - 00;14;06;22
Jetzt sind wir gerade in einer Krise, die wird nicht ewig so weitergehen. Zumindest hoffen wir das. Wie können wir uns auch schon, wenn wir jetzt nicht nur fire fighten sondern langfristig denken: Was können wir jetzt eigentlich machen? Wie sollen wir oder wie sollen sich Unternehmen generell aufstellen? Prinzipiell auch in dieser Phase, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, den Grundstein zu legen für langfristige Lieferantenpartnerschaften.
00;14;06;24 - 00;14;46;00
Die Zeit ist vorbei, dass man langfristige Verträge mit dem gleichen stabilen Einkaufspreis abschließen kann. Man kann aber trotzdem sich langfristig aneinander wirtschaftlich binden, indem man einen gewissen Grad an Transparenz schafft, wo man sagt, man kann volatile Teile der Leistung oder des Produktes an die nicht beeinflussbaren Marktentwicklungen anpassen. Das heißt, ich schaue mir an, wie hoch ist der Materialkostenanteil in meinem Baumwoll-T-Shirt und schaue mir dann an: Wie entwickelt sich letztgültig der Index dazu?
00;14;46;02 - 00;15;12;14
Und bei jedem Bestellvorgang wenn signifikante Veränderungen in der Indizierung sind, in der Rohwarenbeschaffung, passe ich auf meinen Einkaufspreis zum Beispiel an. Also das wäre jetzt ein Beispiel aus dem direkten Bereich. Genauso funktioniert das mit Dieselfloatern im Logistikbereich, weil da eben der Diesel auch ein maßgeblicher Anteil in den Kilometerkosten ist. Ich glaube, wir haben einen ganz guten Überblick bekommen über das Thema.
00;15;12;16 - 00;15;33;09
Es ist immer wieder, muss ich auch den Zuhörerinnen sagen, sehr spannend, wenn ich mich mit dem Michel mal abseits vom Podcast unterhalte. Da gibt es einige faszinierende Geschichten. Wenn jetzt jemand anderer auch noch Interesse hätte, sich mit dir zu unterhalten oder über das Thema zu sprechen, wo könnte er dich denn finden? Oder wie könnte er dich erreichen? Am einfachsten wahrscheinlich über LinkedIn, über die Firmenhomepage von EFS
00;15;33;11 - 00;15;58;22
Und da gibt es auch noch einige Insights/Beiträge von mir. Einen zum gleichen Thema und zwei weiterführende und einen zu Zero-Based Budgeting und der andere zu Modularisierungsstrategien. Demnach gibt es da jede Möglichkeit mit uns in Kontakt zu treten. Die wir natürlich auch in den ShowNotes verlinken. Michael dann möchte ich mich sehr bedanken für diesen kurzen Ausflug in das Thema Kostenoptimierung und hoffe, dass wir dich bald wieder hier begrüßen dürfen und wünsche dir noch einen schönen Tag.
00;15;58;29 - 00;16;30;11
Sehr gerne! Vielen lieben Dank! Das war's wieder mit dem EFS Podcast. Falls jemand noch mehr Wissen von Michael zu dem Thema konsumieren möchte, den möchte ich noch mal auf unsere Homepage verweisen, wo wir seine Insights gesammelt haben. Links dazu findet ihr in den ShowNotes. Ich bin euer Host Ralph Zlabinger. Ich wünsche euch alles Gute und bis zum nächsten Mal.
